Versión preliminar del 13 de octubre de 2026, pendiente de revisión jurídica. No constituye asesoría legal.

Términos del servicio para clínicas y uso del personal

Operador: VETCITAS. NIT: en trámite. Contacto: dderek770@gmail.com. La identificación jurídica completa y los datos de notificación del operador están pendientes de validación antes de aprobar estos documentos.

1. Contratación y alcance

La clínica contratante deberá identificarse en la oferta y registro de alta, junto con quien tenga facultades para representarla. La aceptación individual del personal no acredita representación ni autoriza cobros. El administrador acepta el acuerdo de encargo por la clínica únicamente al declarar que dispone de esa facultad; el rol técnico por sí solo no la concede.

La oferta aceptada deberá identificar plan, módulos, usuarios y condiciones comerciales. VETCITAS permite gestionar agenda, pacientes, historias veterinarias, documentos, pagos, usuarios y portal o app según las funciones habilitadas. No se incluyen funciones futuras por aparecer en planes o documentación. El acceso al software es una autorización de uso durante la relación acordada; cada parte conserva los derechos sobre sus materiales y la clínica mantiene la custodia de su información conforme a la ley.

2. Prueba y activación

La prueba privada está sujeta a aprobación. El esquema propuesto exige activar al administrador dentro de 7 días de la aprobación y concede 14 días desde esa activación. Se comunicarán fechas de activación, vencimiento y eliminación. Solicitar la prueba no autoriza un débito recurrente ni implica contratar un plan de pago. Estas condiciones de prueba, consulta y borrado deben validarse operativamente antes de ofrecerlas como definitivas.

Al vencer sin conversión, se prevé una ventana de 30 días para consulta y exportación, con nuevas operaciones asistenciales deshabilitadas, y posterior purga conforme al apartado de conservación. Se atienden derechos también durante suspensión o cierre. Antes de cargar datos reales, la clínica debe acreditar autorizaciones y capacidad de custodiar fuera del SaaS el archivo obligatorio.

3. Precio, pago, renovación y cancelación

Antes de contratar se informarán precio total, moneda, impuestos, periodicidad, primer cobro, renovación, medios de pago y procedimiento de cancelación. La oferta comercial y el resumen aceptado forman parte de las condiciones individuales; este borrador no fija tarifas ni periodicidad no acordadas.

El cobro recurrente exige autorización específica en la pasarela y no deriva de aceptar una política de datos. Mercado Pago puede intervenir en la suscripción cuando corresponda; para Venezuela deben verificarse condiciones locales y pago manual, sin prometer débito automático disponible. Los cobros veterinarios pertenecen a la clínica y son distintos de la suscripción de VETCITAS.

La cancelación puede solicitarse por dderek770@gmail.com y por el mecanismo informado en la oferta. Debe tramitarse para evitar los débitos futuros que correspondan, respetando el periodo pagado y las condiciones aceptadas. Una devolución no se presume automática. Cuando aplique el régimen de consumo, se respetan retracto, reversión, información y remedios legales con sus condiciones y excepciones; no se exige renuncia general a ellos.

4. Obligaciones de la clínica y del personal

La clínica debe gestionar permisos, altas y bajas de su personal, verificar datos, obtener autorizaciones de origen y definir archivo, custodio y retención aplicables. El profesional conserva la responsabilidad de sus decisiones veterinarias. Los comprobantes del sistema no se presentan por sí solos como facturación electrónica certificada.

Si formas parte del personal:

• Usa tu cuenta individual, protege tus credenciales, comunica accesos sospechosos y cierra sesión en equipos compartidos.
• Accede solo a clínicas, funciones y datos para los que tienes permiso. No eludas controles ni pruebes accesos a datos ajenos.
• Registra información pertinente y verificable. No cargues datos humanos sensibles, documentos ajenos o archivos innecesarios.
• Conserva la confidencialidad incluso al terminar tu relación. Protege copias exportadas y documentos enviados fuera del sistema.
• Revisa las sugerencias de IA; pueden ser inexactas y no reemplazan tu criterio. No envíes información identificable innecesaria al asistente.
• Tu aceptación corresponde a tus deberes de uso y política aplicable; no te convierte en representante contractual de la clínica.

5. Tratamiento y encargo

La clínica es responsable de los datos de sus clientes: decide las finalidades de atención, agenda, historia veterinaria y cobros. VETCITAS es encargado al tratarlos por sus instrucciones. VETCITAS es responsable de las cuentas de plataforma y de los contactos comerciales, así como de sus finalidades propias de contratación, facturación del servicio y seguridad. Administrar la identidad técnica global del dueño no autoriza a reunir historias de distintas clínicas ni a reutilizarlas para publicidad propia.

El acuerdo de encargo delimita instrucciones, confidencialidad, asistencia, terceros y salida. La política de tratamiento explica las finalidades propias del operador. La clínica debe adaptar el modelo de autorización; no se fabrican autorizaciones retrospectivas de clientes importados o presenciales.

Proveedores y circulación de datos

Según las funciones utilizadas y la configuración, intervienen:

• Resend: correo transaccional principal; Brevo: correo de respaldo. Reciben destinatario, asunto, contenido y adjuntos, que pueden incluir recibos e historias veterinarias. Un reintento puede pasar por ambos.
• Cloudflare Turnstile: protección de formularios contra abuso; trata el desafío, señales del navegador y, cuando se envía en la verificación, la IP.
• Groq IA: asistencia mediante texto, mensajes y contexto enviados al asistente cuando está habilitado y se utiliza. No se ha acreditado anonimización automática ni exclusión de entrenamiento o retención en la cuenta contratada.
• Firebase Cloud Messaging (FCM): entrega de notificaciones a dispositivos mediante su token y el contenido del aviso; requiere credenciales y dispositivos registrados. Su activación efectiva está por confirmar.
• Sentry: errores y trazas técnicas cuando está configurado. Reducir los datos personales predeterminados no garantiza que errores o contexto estén libres de ellos.
• Mercado Pago y Wompi: pagos de clientes cuando la clínica activa y conecta la pasarela. Mercado Pago también puede gestionar suscripciones de VETCITAS con configuración de plataforma, como operación distinta. El medio de pago se introduce en el proveedor externo, que puede tratar datos para fines propios.
• Hosting y almacenamiento: alojamiento de aplicación, base de datos, archivos y copias según el despliegue; proveedor y condiciones por confirmar.

El inventario de terceros explica datos, finalidades y condiciones de activación. Estas integraciones no prueban que todas estén activas ni que sus contratos estén formalizados. Entidades contratadas, países de tratamiento, subencargados y garantías deben confirmarse; algunos tratamientos pueden ocurrir fuera del país del titular. Debe distinguirse la transmisión por cuenta de un responsable de la transferencia a otro responsable y verificar el mecanismo jurídico aplicable antes de habilitar cada tratamiento. La lista no autoriza cualquier proveedor o finalidad futura.

Seguridad y confidencialidad

Las medidas de seguridad describen controles de acceso, protección de credenciales y aislamiento por clínica, con sus límites. Historias y archivos no tienen cifrado integral a nivel de aplicación; el cifrado de disco, copias y configuración del servidor requieren verificación. La auditoría cubre operaciones y eventos seleccionados, con alcance parcial. Estos controles reducen riesgos y requieren mantenimiento, sin garantizar ausencia de incidentes.

Soporte, incidentes y continuidad

El canal de soporte y reclamación del servicio es dderek770@gmail.com. Horarios y niveles de servicio deberán acordarse en la oferta; no se promete disponibilidad ininterrumpida ni tiempos de respuesta no validados. VETCITAS y la clínica deben coordinar incidentes, mantenimiento y recuperación según sus responsabilidades.

Podrán restringirse funciones por riesgo de seguridad, uso ilícito, vencimiento o incumplimiento documentado, informando motivo y alcance cuando sea posible y compatible con contención u orden legal. Un pago no levanta por sí solo una suspensión de seguridad. Se debe facilitar salida proporcionada, atención de derechos y conservación del archivo obligatorio.

Derechos y canales de atención

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, acceder gratuitamente a ellos, solicitar prueba de autorización e información sobre su uso, y pedir revocación o supresión cuando proceda. Puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, después del trámite previo aplicable ante responsable o encargado. Una obligación legal o contractual de conservación puede limitar la supresión; la respuesta debe explicar fundamento, datos conservados y plazo.

Los canales son el formulario de derechos, el portal o la app con cuenta autenticada, y dderek770@gmail.com. Este contacto recibe las solicitudes y coordina con la clínica cuando sea responsable. La designación interna de la persona o área de protección de datos está pendiente de formalización. Se debe indicar nombre, medio de respuesta, clínica si corresponde, solicitud y hechos. Se verifica identidad o representación con información proporcional, sin exigir copia de documento por defecto ni revelar datos ajenos. Los derechos no dependen de pagar o mantener una prueba activa.

En Colombia, las consultas se responden en 10 días hábiles desde su recepción; una extensión de hasta 5 días hábiles adicionales exige informar motivo y nueva fecha antes de vencer. Los reclamos se atienden en 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción, con extensión motivada e informada antes del vencimiento de hasta 8 días hábiles adicionales. Se utiliza el calendario hábil aplicable, incluidos sus festivos.

Si el reclamo está incompleto, se pide subsanarlo dentro de los 5 días siguientes a su recepción; tras 2 meses desde el requerimiento sin completarlo, se entiende desistido. Quien no sea competente lo traslada en máximo 2 días hábiles e informa al solicitante. Recibido el reclamo completo, se incorpora la indicación de reclamo en trámite y su motivo en un máximo de 2 días hábiles hasta decidirlo. La coordinación con la clínica no reinicia los términos.

Estos plazos corresponden a la Ley 1581 de 2012. Para Venezuela se proponen como estándar contractual de atención, pendiente de aprobación, sin presentarlos como plazos legales locales ni limitar derechos o recursos exigibles allí.

Conservación, prueba y salida

Se conservan datos mientras sean necesarios para la finalidad informada o exista una obligación de archivo o conservación justificada. Cerrar una cuenta no elimina automáticamente las historias de todas las clínicas. La clínica debe fijar plazo y custodio del archivo veterinario, vacunas y adjuntos conforme a sus obligaciones; no se adopta automáticamente el plazo de historias humanas. Para documentos comerciales y contables colombianos se toma como referencia 10 años desde el último asiento, documento o comprobante, sujeto a su clasificación y normas especiales; esto no obliga a guardar todo perfil o registro por 10 años. Los plazos contables venezolanos están pendientes de revisión local.

La prueba propuesta dura 14 días desde la activación del administrador. Sin conversión a un plan, se prevé borrar el contenido operativo a los 30 días de su vencimiento, con una ventana de consulta y exportación para la clínica. Antes de cargar datos reales, la clínica debe obtener autorizaciones y asegurar su archivo obligatorio fuera del servicio. Solo se exceptúa conservación delimitada por obligación legal o reclamación justificada, con fundamento, acceso restringido y fecha de revisión. Esta regla no se extiende automáticamente a clínicas pagadas, suspensiones administrativas ni reversiones de pago.

La purga operativa no elimina de inmediato todas las copias. El plan propone rotación de backups de hasta 30 días desde la purga y copia preventiva de prueba de máximo 7 días, aislada y cifrada. Son objetivos pendientes de verificación operativa, no medidas acreditadas de producción. Deben registrarse expiración y destrucción y reaplicarse las supresiones antes de habilitar una restauración. Los detalles figuran en la política de tratamiento. No se promete eliminación irreversible de toda copia al día 30.

Terminación, responsabilidad y controversias

Al finalizar se coordinará exportación de los datos de la clínica y supresión conforme al acuerdo de encargo. Convertir una prueba a plan conserva los datos sin aplicarles la purga de prueba. Para clínicas pagadas, la ventana de salida debe acordarse y no se presume idéntica a la de prueba.

Cada parte responde por sus obligaciones conforme a la ley aplicable. No se pacta exoneración general por pérdida de datos, incumplimiento propio o daños ni un límite de responsabilidad sin revisión jurídica. Las reclamaciones contractuales se presentan al contacto, sin impedir acudir a autoridades o jueces competentes. Ley, competencia y reglas obligatorias de Colombia o Venezuela se determinarán según la relación concreta, sin imponer un fuero que limite derechos irrenunciables.

Versión y cambios

Este borrador se identifica como 2026-10-13-preliminar-v1, de fecha 13 de octubre de 2026; no certifica cumplimiento ni sustituye la revisión jurídica o la política propia de cada clínica. Las nuevas versiones se identificarán y, para documentos que requieren aceptación, se solicitará aceptación expresa conservando la evidencia anterior. Abrir un texto o continuar usando el servicio no equivale a aceptar. Los cambios de finalidad que lo requieran deberán contar con autorización antes de iniciar ese tratamiento.

Los cambios comerciales no alterarán retroactivamente precio o duración de periodos acordados. Las aceptaciones exigidas son expresas y por documento; rechazar una nueva versión permite solicitar derechos, cancelación y salida por los canales indicados.