Versión preliminar del 13 de octubre de 2026, pendiente de revisión jurídica. No constituye asesoría legal.

Modelo de autorización de tratamiento para clientes de clínicas

Operador: VETCITAS. NIT: en trámite. Contacto: dderek770@gmail.com. La identificación jurídica completa y los datos de notificación del operador están pendientes de validación antes de aprobar estos documentos.

Instrucciones para la clínica

Adapte este modelo antes de usarlo. Complete marcadores, suprima finalidades no utilizadas, aporte su política propia y valide autorizaciones, archivo y proveedores con su asesoría jurídica. Publicarlo o aceptar una política de VETCITAS no prueba autorización de cada cliente. No registre aceptaciones retrospectivas de clientes importados o presenciales sin evidencia de origen.

La clínica es responsable de los datos de sus clientes: decide las finalidades de atención, agenda, historia veterinaria y cobros. VETCITAS es encargado al tratarlos por sus instrucciones. VETCITAS es responsable de las cuentas de plataforma y de los contactos comerciales, así como de sus finalidades propias de contratación, facturación del servicio y seguridad. Administrar la identidad técnica global del dueño no autoriza a reunir historias de distintas clínicas ni a reutilizarlas para publicidad propia.

Identificación de quien solicita la autorización

Clínica responsable: [NOMBRE O RAZÓN SOCIAL DE LA CLÍNICA]. NIT/RIF: [IDENTIFICACIÓN DE LA CLÍNICA]. Domicilio y dirección de notificación: [DATOS DE LA CLÍNICA]. Contacto de privacidad: [CORREO Y CANAL DE LA CLÍNICA]. Persona o área de derechos: [RESPONSABLE INTERNO DE LA CLÍNICA].

Política propia: [ENLACE A LA POLÍTICA DE LA CLÍNICA, FECHA Y VERSIÓN]. La política de VETCITAS explica el servicio tecnológico y sus finalidades propias y no sustituye la política de la clínica responsable. Se entrega el formulario con acceso efectivo a los textos antes de decidir.

Información para ti como titular

La clínica solicita tu autorización para recoger, almacenar, consultar, actualizar, comunicar a sus encargados autorizados y suprimir tus datos de identidad y contacto, información vinculada a tus mascotas, citas, historias veterinarias, vacunas, documentos y cobros. Los usará para tramitar tu solicitud, prestar atención veterinaria, custodiar registros aplicables, verificar pagos y enviar avisos asistenciales por [CANALES ASISTENCIALES UTILIZADOS]. VETCITAS presta el sistema como encargado según sus instrucciones.

Se identificarán los datos necesarios para cada operación; si no los aportas, la clínica explicará qué trámite no puede realizar. Promociones y usos opcionales se deciden aparte y puedes rechazarlos sin perder atención. No se requiere información sensible humana innecesaria. Responder sobre datos sensibles es facultativo; un tratamiento legítimo debe describirse y recabar autorización explícita cuando corresponda. No aportes datos de menores, contactos de emergencia u otras personas sin legitimación; tu autorización no reemplaza la de otro titular. Las cuentas previstas son de adultos; cualquier supuesto con menores exige evaluación y adaptación específica.

Proveedores y circulación de datos

Según las funciones utilizadas y la configuración, intervienen:

• Resend: correo transaccional principal; Brevo: correo de respaldo. Reciben destinatario, asunto, contenido y adjuntos, que pueden incluir recibos e historias veterinarias. Un reintento puede pasar por ambos.
• Cloudflare Turnstile: protección de formularios contra abuso; trata el desafío, señales del navegador y, cuando se envía en la verificación, la IP.
• Groq IA: asistencia mediante texto, mensajes y contexto enviados al asistente cuando está habilitado y se utiliza. No se ha acreditado anonimización automática ni exclusión de entrenamiento o retención en la cuenta contratada.
• Firebase Cloud Messaging (FCM): entrega de notificaciones a dispositivos mediante su token y el contenido del aviso; requiere credenciales y dispositivos registrados. Su activación efectiva está por confirmar.
• Sentry: errores y trazas técnicas cuando está configurado. Reducir los datos personales predeterminados no garantiza que errores o contexto estén libres de ellos.
• Mercado Pago y Wompi: pagos de clientes cuando la clínica activa y conecta la pasarela. Mercado Pago también puede gestionar suscripciones de VETCITAS con configuración de plataforma, como operación distinta. El medio de pago se introduce en el proveedor externo, que puede tratar datos para fines propios.
• Hosting y almacenamiento: alojamiento de aplicación, base de datos, archivos y copias según el despliegue; proveedor y condiciones por confirmar.

El inventario de terceros explica datos, finalidades y condiciones de activación. Estas integraciones no prueban que todas estén activas ni que sus contratos estén formalizados. Entidades contratadas, países de tratamiento, subencargados y garantías deben confirmarse; algunos tratamientos pueden ocurrir fuera del país del titular. Debe distinguirse la transmisión por cuenta de un responsable de la transferencia a otro responsable y verificar el mecanismo jurídico aplicable antes de habilitar cada tratamiento. La lista no autoriza cualquier proveedor o finalidad futura.

La clínica incorporará en su política [ANEXO DE PROVEEDORES, DATOS, PAÍSES Y MECANISMO JURÍDICO VERIFICADOS]. No declarará activos todos estos servicios ni firmados sus contratos sin comprobarlo.

Seguridad y confidencialidad

Las medidas de seguridad describen controles de acceso, protección de credenciales y aislamiento por clínica, con sus límites. Historias y archivos no tienen cifrado integral a nivel de aplicación; el cifrado de disco, copias y configuración del servidor requieren verificación. La auditoría cubre operaciones y eventos seleccionados, con alcance parcial. Estos controles reducen riesgos y requieren mantenimiento, sin garantizar ausencia de incidentes.

Derechos y canales de atención

El titular puede conocer, actualizar y rectificar sus datos, acceder gratuitamente a ellos, solicitar prueba de autorización e información sobre su uso, y pedir revocación o supresión cuando proceda. Puede presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia, después del trámite previo aplicable ante responsable o encargado. Una obligación legal o contractual de conservación puede limitar la supresión; la respuesta debe explicar fundamento, datos conservados y plazo.

Los canales son el formulario de derechos, el portal o la app con cuenta autenticada, y dderek770@gmail.com. Este contacto recibe las solicitudes y coordina con la clínica cuando sea responsable. La designación interna de la persona o área de protección de datos está pendiente de formalización. Se debe indicar nombre, medio de respuesta, clínica si corresponde, solicitud y hechos. Se verifica identidad o representación con información proporcional, sin exigir copia de documento por defecto ni revelar datos ajenos. Los derechos no dependen de pagar o mantener una prueba activa.

En Colombia, las consultas se responden en 10 días hábiles desde su recepción; una extensión de hasta 5 días hábiles adicionales exige informar motivo y nueva fecha antes de vencer. Los reclamos se atienden en 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción, con extensión motivada e informada antes del vencimiento de hasta 8 días hábiles adicionales. Se utiliza el calendario hábil aplicable, incluidos sus festivos.

Si el reclamo está incompleto, se pide subsanarlo dentro de los 5 días siguientes a su recepción; tras 2 meses desde el requerimiento sin completarlo, se entiende desistido. Quien no sea competente lo traslada en máximo 2 días hábiles e informa al solicitante. Recibido el reclamo completo, se incorpora la indicación de reclamo en trámite y su motivo en un máximo de 2 días hábiles hasta decidirlo. La coordinación con la clínica no reinicia los términos.

Estos plazos corresponden a la Ley 1581 de 2012. Para Venezuela se proponen como estándar contractual de atención, pendiente de aprobación, sin presentarlos como plazos legales locales ni limitar derechos o recursos exigibles allí.

Conservación, prueba y salida

Se conservan datos mientras sean necesarios para la finalidad informada o exista una obligación de archivo o conservación justificada. Cerrar una cuenta no elimina automáticamente las historias de todas las clínicas. La clínica debe fijar plazo y custodio del archivo veterinario, vacunas y adjuntos conforme a sus obligaciones; no se adopta automáticamente el plazo de historias humanas. Para documentos comerciales y contables colombianos se toma como referencia 10 años desde el último asiento, documento o comprobante, sujeto a su clasificación y normas especiales; esto no obliga a guardar todo perfil o registro por 10 años. Los plazos contables venezolanos están pendientes de revisión local.

La prueba propuesta dura 14 días desde la activación del administrador. Sin conversión a un plan, se prevé borrar el contenido operativo a los 30 días de su vencimiento, con una ventana de consulta y exportación para la clínica. Antes de cargar datos reales, la clínica debe obtener autorizaciones y asegurar su archivo obligatorio fuera del servicio. Solo se exceptúa conservación delimitada por obligación legal o reclamación justificada, con fundamento, acceso restringido y fecha de revisión. Esta regla no se extiende automáticamente a clínicas pagadas, suspensiones administrativas ni reversiones de pago.

La purga operativa no elimina de inmediato todas las copias. El plan propone rotación de backups de hasta 30 días desde la purga y copia preventiva de prueba de máximo 7 días, aislada y cifrada. Son objetivos pendientes de verificación operativa, no medidas acreditadas de producción. Deben registrarse expiración y destrucción y reaplicarse las supresiones antes de habilitar una restauración. Los detalles figuran en la política de tratamiento. No se promete eliminación irreversible de toda copia al día 30.

La clínica completará [PLAZOS DE ARCHIVO VETERINARIO Y CONTABLE APLICABLES, CUSTODIO Y SALIDA], explicará excepciones concretas y conservará fuera del SaaS lo que deba custodiar cuando termine una prueba o el servicio. Vencer una prueba no extingue su obligación de responder derechos.

Decisiones del titular: casillas separadas y sin premarcar

• [ ] Atención y gestión de esta clínica. Autorizo a [NOMBRE DE LA CLÍNICA] a tratar los datos descritos para mi solicitud, atención de mis mascotas, historia veterinaria, agenda, cobros y avisos asistenciales por [CANALES ASISTENCIALES UTILIZADOS]. He podido consultar su política identificada arriba. Esta autorización se limita a esta clínica y no cubre publicidad u otros usos opcionales.
• [ ] Promociones, voluntario. Deseo recibir promociones de [NOMBRE DE LA CLÍNICA] sobre [CONTENIDO Y FINALIDAD COMERCIAL CONCRETOS] por [CANALES COMERCIALES CONCRETOS]. Puedo retirar esta autorización sin perder atención veterinaria. Si la clínica no realiza este uso, debe retirar la casilla.
• [ ] IA identificable, solo si procede y está validada. Autorizo el uso opcional de [DATOS CONCRETOS] para [FINALIDAD CONCRETA DE IA] con [PROVEEDOR Y GARANTÍAS VERIFICADAS], según [ANEXO DE IA CON VERSIÓN]. Puedo rechazarlo sin perder atención. La clínica retirará la casilla si no existe esa finalidad real; no habilitará envío identificable mientras falten garantías o legitimación. No es autorización general para entrenamiento de modelos.

No se condicionará atención a promociones o IA opcional. Para tratar excepcionalmente datos humanos sensibles se añadirá autorización específica adaptada a datos, finalidad, carácter facultativo y fundamento; esta plantilla no la concede de forma genérica. Abrir un texto, cerrar un aviso o una casilla premarcada no acredita decisión libre.

Registro de titular, representación y evidencia

• Titular: [NOMBRE E IDENTIFICACIÓN PROPORCIONAL].
• Representante, si aplica: [IDENTIDAD, FACULTADES Y SOPORTE DE REPRESENTACIÓN].
• Clínica y ámbito: [CLÍNICA Y SOLICITUD O RELACIÓN].
• Fecha y hora: [FECHA Y HORA].
• Versiones exactas de autorización y política mostradas: [VERSIONES].
• Decisión por finalidad: [DECISIONES].
• Medio: [WEB, APP O DOCUMENTO PRESENCIAL].
• Evidencia consultable: [IDENTIFICADOR Y CUSTODIO DE LA EVIDENCIA].

La clínica conserva texto y evidencia atribuible proporcionalmente y con acceso restringido. No necesita copiar todo el expediente para probar consentimiento. Una firma visual, casilla o hash no equivale por sí solo a firma digital certificada. Debe poder entregar prueba de autorización y gestionar revocación por los canales indicados.

Alcance y adaptación por país

No es consentimiento informado para cirugía, anestesia, eutanasia u otro procedimiento veterinario; esos consentimientos se gestionan aparte. Para Colombia se revisa conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015. Para Venezuela se adapta a derechos constitucionales y normas sectoriales, sin importar automáticamente plazos legales colombianos ni archivo contable colombiano.

Versión y cambios

Este borrador se identifica como 2026-10-13-preliminar-v1, de fecha 13 de octubre de 2026; no certifica cumplimiento ni sustituye la revisión jurídica o la política propia de cada clínica. Las nuevas versiones se identificarán y, para documentos que requieren aceptación, se solicitará aceptación expresa conservando la evidencia anterior. Abrir un texto o continuar usando el servicio no equivale a aceptar. Los cambios de finalidad que lo requieran deberán contar con autorización antes de iniciar ese tratamiento.

La clínica asignará versión propia al texto adaptado y la conservará con la evidencia. La versión de este modelo no identifica automáticamente la autorización individual entregada al titular.