Manual del personal
Cómo llevar el día de la clínica en VETCITAS, apartado por apartado: para qué sirve cada uno, cómo se hace y qué significan sus estados.
- Escribe una palabra en el buscador (o pulsa /) y solo verás los apartados que la mencionan.
- Dentro de VETCITAS, el botón ? repite el tutorial de cada pantalla. Este manual usa sus mismas palabras.
- Con Imprimir obtienes una versión limpia para papel o PDF.
El tutorial interactivo
Para qué sirve
VETCITAS te enseña a usarlo mientras lo usas. Cada apartado tiene un recorrido corto que señala los botones reales y te explica para qué sirven. Lo que ves en el recorrido es lo mismo que describe este manual, con las mismas palabras.
Cómo se hace
- Mira el recorrido la primera vez. Al entrar a un apartado, el tutorial se abre solo y te lleva paso a paso.
- Repítelo cuando quieras con el botón ?. Está en cada pantalla; repite el tutorial de ese apartado.
- Vuelve a verlos todos con «Ver tutorial». Entra a Mi perfil y pulsa Ver tutorial: los recorridos se muestran otra vez en cada apartado.
- Cierra cuando quieras. Pulsa Esc o el botón Atrás. Tu progreso se guarda por usuario y por apartado.
Menú y accesos rápidos
Para qué sirve
Desde el menú vas a cada apartado. Está agrupado por tema para que encuentres rápido lo que buscas: Estadísticas (Dashboard Clínico, Dashboard Financiero, Reportes), Paciente (Dueño, Animal), Salud (Historias Clínicas, Citas, Procedimientos), Contabilidad (Caja, Gastos), Usuarios (Auditoría, Usuarios, Permisos) y Configuración.
Cómo se hace
- Tu menú. En el escritorio está a la izquierda. En el teléfono pulsa el botón de las tres rayas, Abrir menú.
- Accesos rápidos. Son atajos a lo que más usas. Pulsa «Menú» para ver todo y cambia tus atajos en los ajustes.
- Busca citas. En la barra de arriba escribe el nombre de la mascota o del médico y pulsa Enter (solo en la web).
- Nueva cita al instante. El botón Nueva cita de la barra superior agenda desde cualquier pantalla (si puedes editar citas).
- Avisos. La campana te avisa de citas nuevas y cambios. Si tiene un número, hay avisos sin leer.
- Ayuda. Pulsa ? en cualquier pantalla y te repetimos el tutorial de ese apartado.
- Tu perfil. Tu nombre y tu rol aparecen arriba. En Mi perfil ves tus permisos y puedes volver a ver el tutorial.
Dashboard Clínico
Para qué sirve
La pizarra del día. Te muestra qué viene hoy y qué necesita tu atención, sin buscar en ningún otro lado.
- Agenda de hoy: las citas del día en orden.
- Requieren atención: citas de hoy que siguen por confirmar o en revisión.
- Próximas citas: lo que viene después.
- Actividad semanal: cómo se movió la semana.
- Accesos rápidos: botones para lo más frecuente, como Nueva historia.
Cómo se hace
- Abre el apartado. Al iniciar sesión llegas aquí. También lo encuentras en Estadísticas → Dashboard Clínico.
- Revisa «Requieren atención». Toca una cita para abrir sus detalles y gestionar su estado.
- Ve más. Con Ver agenda o Ver todas las citas pasas a la Agenda, donde puedes cambiar de día.
Agenda
Para qué sirve
Las citas del día por médico. Cada bloque es una cita y su alto es lo que dura.
Cómo se hace
- Busca una cita. Escribe paciente, médico o motivo y pulsa Enter. Para ver todo otra vez, borra el texto.
- Crea una cita. Pulsa Nueva cita. Completa Paciente, Médico, Fecha, Hora y Motivo. Si quieres, añade procedimientos buscándolos por código o nombre; el total estimado se calcula solo. El número de cita se asigna automáticamente.
- Cambia de día. Usa las flechas para ir al día anterior o al siguiente, o vuelve a hoy.
- Elige Día o Lista. Día muestra las citas por médico en una cuadrícula; Lista las muestra una debajo de otra (en la web).
- Filtra por médico. Toca un médico para ver solo sus citas. «Todos los médicos» quita el filtro.
- Filtra por estado. En el selector Estado elige, por ejemplo, solo las citas por confirmar o atendidas.
- Abre y gestiona una cita. Toca el bloque. En el detalle cambias el estado, ves la confirmación del dueño, sus datos de contacto y el historial de cambios.
- Edita si algo cambió. Desde el detalle puedes editar fecha, hora, médico u observaciones.
Qué significan los estados
- Agendada
- La cita está en la agenda de la clínica.
- Por confirmar
- La clínica propuso un horario y espera la respuesta del dueño.
- En revisión
- El dueño pidió la cita desde el portal o la app. La clínica debe revisarla y aceptarla.
- Confirmada
- Todo listo: el dueño o la clínica ya confirmaron.
- Atendida
- La consulta ya se realizó.
- Cancelada
- La cita no se realizará y el horario queda libre.
Animal
Para qué sirve
La ficha de cada mascota: datos básicos, identificación, información médica, citas e historias. Cada paciente pertenece a un dueño.
Cómo se hace
- Busca una mascota. Escribe nombre, especie, raza o microchip y pulsa Enter.
- Registra una mascota. Pulsa Nuevo paciente. Necesitas tener antes al dueño registrado. El formulario tiene Información básica, Identificación (microchip), Características y estado, Información médica e Historial médico previo (vacunas con su fecha de aplicación).
- Abre su ficha. Toca la tarjeta para ver datos clínicos (color, edad, peso, sexo, castrado, microchip), el dueño, vacunación y desparasitación, y sus citas e historias.
- Haz algo desde la ficha. Agendar cita y Nueva historia parten ya con el paciente elegido.
- Edita los datos. Usa el botón de editar de la ficha y guarda al terminar.
Qué significan los estados
- Al día
- La vacunación está registrada y vigente.
- Pendiente
- Falta vacunar o desparasitar; el dueño recibe el aviso en su portal.
- Sin registrar
- Aún no hay datos; completa la información médica del paciente.
Dueño
Para qué sirve
Las personas responsables de cada paciente. Aquí están sus datos, sus mascotas y su acceso al portal.
Cómo se hace
- Busca un dueño. Escribe nombre, documento, teléfono o correo y toca Buscar. Siempre busca antes de crear para no duplicar.
- Registra un dueño. Pulsa Nuevo dueño y completa Información personal (nombres, apellidos, tipo y número de documento), Información de contacto (teléfono principal y correo), Contacto de emergencia y Notas.
- Pide el correo electrónico. Es requerido para enviar notificaciones y para que el dueño active su portal con su cédula y ese correo.
- Abre una ficha. Ves contacto, registro y sus mascotas en dos pestañas: Activas e Inactivas.
- Registra su mascota. Desde la ficha pulsa Registrar mascota.
- Elimina con cuidado. Eliminar dueño pide confirmación antes de actuar.
Historias clínicas
Para qué sirve
Aquí documentas cada consulta: motivo, signos, constantes, diagnóstico, tratamiento, vacunas y procedimientos. Es un documento clínico, así que el sistema es riguroso.
Cómo se hace
- Busca una historia. Escribe paciente, dueño o diagnóstico; la lista se actualiza sola.
- Crea una historia. Pulsa Nueva historia (o hazlo desde la ficha del paciente). Elige primero al paciente.
- Anamnesis. Anota el motivo de consulta, lo que cuenta el dueño.
- Examen físico. Registra signos y síntomas y las constantes: peso, temperatura, frecuencias.
- Diagnóstico. Escribe diagnóstico, tratamiento y recetas, y las vacunas aplicadas. Puedes fijar el próximo control.
- Procedimientos. Busca por código o nombre los procedimientos realizados.
- Guarda. Al terminar, guarda la historia.
- Mira, imprime o descarga. Abre la historia desde la lista para ver su detalle, imprimirla o descargarla en PDF.
Mejorar texto con IA
Junto a los campos largos hay un botón Mejorar (en la web aparece como «Mejorar redacción con IA»). Reescribe lo que escribiste con una redacción más clara y profesional, sin cambiar los hechos.
- Elige primero al paciente. La IA usa su especie, raza, edad y peso como contexto.
- Escribe al menos 10 caracteres en el campo.
- Pulsa Mejorar y espera. El texto se reemplaza por la versión mejorada.
- Revisa y corrige. Tú sigues siendo quien firma la historia.
Hay un límite de 30 consultas a la IA cada 3 horas, y tu rol necesita el permiso correspondiente.
Procedimientos
Para qué sirve
Tu catálogo de servicios con sus precios. Se usa al agendar citas, en las historias y al emitir recibos.
Cómo se hace
- Busca un procedimiento. Escribe el código o el nombre.
- Añade uno nuevo. Pulsa Nuevo procedimiento. Completa Código (por ejemplo VAC-001), Nombre, Descripción opcional y Precio.
- Edita o desactiva. Toca el lápiz de una fila para editarla o marcarla como inactiva.
Qué significan los estados
- Activo
- Aparece al agendar citas y al emitir recibos.
- Inactivo
- No aparece al agendar ni al cobrar, pero conserva su historial.
Caja
Para qué sirve
Los pagos de la clínica: lo que ya se cobró y lo que falta por cobrar. Cada pago genera su recibo en PDF.
Cómo se hace
- Registra un pago. Pulsa Registrar pago cuando un cliente pague. Elige método (efectivo, tarjeta o transferencia) y confirma. Se genera su recibo.
- Busca y filtra. Busca por dueño, animal o concepto. También filtra por método de pago.
- Mira el resumen. Lo cobrado, lo pendiente y el número de pagos, de un vistazo.
- Cambia de estado. Las pestañas son Todos, Pendientes, Completados y Cancelados.
- Abre un recibo. Toca un pago para ver su detalle, imprimirlo o descargarlo en PDF, o enviarlo por correo al dueño.
Qué significan los estados
- Pendiente
- Se generó el cobro pero el cliente aún no paga.
- Pagado
- El dinero ya entró a caja.
- Anulado
- El cobro se canceló, por error o por devolución.
Gastos
Para qué sirve
Lo que la clínica paga cada mes, por categoría. Para conocer tu ganancia real necesitas anotar lo que gastas.
Cómo se hace
- Registra un gasto. Pulsa Registrar gasto y anota monto, categoría y fecha, más una descripción.
- Mira cuánto se ha gastado. Arriba ves el total histórico, el del mes y cuántos registros hay.
- Filtra. Busca por descripción, elige una categoría o un rango de fechas (en la web). Limpiar filtros vuelve a todo.
- Edita o elimina. Cada fila tiene un menú de tres puntos. Eliminar pide confirmación: «¿Eliminar este gasto?».
Dashboard Financiero
Para qué sirve
Cómo va el dinero de la clínica este mes: ingresos, gastos y balance, con el detalle de lo más reciente.
Cómo se hace
- Lee las tarjetas. Ingresos totales, Gastos totales, Ganancia neta, Ingresos del mes, Ingresos de hoy y Por cobrar.
- Compara meses. El gráfico Ingresos mensuales compara lo cobrado mes a mes; pasa el cursor para ver cada cifra.
- Revisa la actividad reciente. Los últimos pagos, con su estado.
- Actúa desde aquí. Registrar pago cobra sin ir a Caja; Gestionar gastos te lleva a la lista de gastos.
Reportes
Para qué sirve
Convierte los datos en decisiones. Descarga informes para tu contador o para analizar la clínica.
Cómo se hace
- Elige una de las dos formas. Avanzados trae informes listos; Personalizado te deja armar el tuyo.
- Elige un informe. Toca el tipo: Pacientes y dueños, Pacientes e historias clínicas, Reporte de citas, Reporte de pagos, Historias clínicas, Vacunaciones o Resumen de dueños. El elegido se marca en petróleo.
- Limita las fechas. Si quieres, elige Desde y Hasta. Si no, se incluye todo.
- Descarga. Baja el reporte en Excel o en PDF.
Reporte personalizado
- Fuente de datos. Elige de dónde obtener la información.
- Columnas. Arrastra para cambiar el orden; las que ocultes no salen en el archivo.
- Filtros. Añade condiciones y un rango de fechas.
- Opciones. Activa la fila de totales para sumar columnas numéricas y de moneda.
- Exporta. Descarga el resultado.
Usuarios
Para qué sirve
Quién entra al sistema y qué rol tiene. Regla de oro: cada persona tiene su propio usuario; nunca compartan contraseñas, para saber siempre quién hizo cada cambio.
Cómo se hace
- Busca a alguien. Escribe nombre, usuario o correo; la lista se filtra mientras escribes.
- Invita a una persona. Pulsa Invitar usuario, completa sus datos y elige su rol. Le llega un correo para activar su cuenta.
- Mira tu equipo en números. Cuántos usuarios hay, cuántos están activos y cuántos son doctores.
- Edita o desactiva. Abre un usuario para cambiar su rol, sus datos o desactivarlo.
Roles disponibles
| Administrador | Acceso a todo, incluidas finanzas y configuración. |
|---|---|
| Doctor | Pacientes, historias y agenda. |
| Enfermera | Apoya la atención clínica según los permisos que tenga. |
| Recepcionista | Agenda, dueños y caja. |
Lo que cada rol puede hacer se ajusta en Permisos.
Permisos
Para qué sirve
Define qué puede hacer cada rol y las excepciones por usuario. El administrador de la clínica siempre tiene acceso a todo.
Cómo se hace
- Elige cómo configurar. Por rol cambia lo que puede hacer todo un rol; Por usuario hace excepciones.
- Elige un rol. Escoge el rol y verás sus permisos.
- Busca un permiso. Escribe lo que buscas, por ejemplo «citas» o «pagos» (en la web).
- Activa o desactiva. Usa el interruptor de cada permiso. Con Restaurar vuelves al valor original.
Auditoría
Para qué sirve
El registro de quién cambió qué y cuándo. No se puede editar, así que sirve para aclarar cualquier duda.
Cómo se hace
- Filtra la actividad. Por usuario, tipo de acción (Nuevos registros, Modificaciones, Eliminaciones, Inicios de sesión) o módulo.
- Mira el resumen. Cuántas acciones hubo y cuántas fueron altas, cambios e inicios de sesión (en la web).
- Mira quién hizo qué. Cada fila es una acción: toca para ver el detalle de lo que cambió, antes y después.
- Recorre la lista. Con anterior y siguiente pasas de página (en la web).
Configuración
Para qué sirve
Los datos que tus clientes ven en recibos, correos y portal, y las preferencias de la clínica.
Cómo se hace
- Salta a una sección. Datos de la clínica, Preferencias o Reportes (en la web).
- Revisa los datos de la clínica. El nombre, el NIT y el logo (PNG, JPG o SVG de hasta 1 MB) salen en tus recibos en PDF y correos. También teléfono, correo, dirección, ciudad y sitio web.
- Ajusta preferencias. País y moneda, prefijo de citas y de historias clínicas, y la edad mínima para vacunar o desparasitar.
- Define el encabezado y el pie de los reportes.
- Guarda. Nada cambia hasta que pulsas Guardar.
Tu suscripción
Para qué sirve
Es la cuenta de la clínica con VETCITAS: tu plan, lo que usas cada mes y cómo pagar. Tus cobros a los clientes se llevan aparte, en Caja.
Cómo se hace
- Mira tu plan. Arriba ves su nombre, su estado (Activa, Pendiente, En mora o Cancelada) y hasta cuándo tienes acceso. Si aparece en mora, tienes días de gracia para pagar antes de que se bloquee el acceso; el administrador siempre puede entrar a esta pantalla a reportar el pago.
- Revisa el uso del mes. Ves los créditos de IA y los adjuntos que has usado. Los créditos se renuevan cada mes; las respuestas repetidas salen de la caché y no gastan créditos.
- Elige cuánto pagar. Puedes pagar mensual, 6 meses o un año. Pagar 6 meses tiene 10 % de descuento y un año equivale a pagar 10 meses; en cada tarjeta ves cuánto ahorras. Los precios los publica la plataforma según el país, así que aquí siempre ves los vigentes.
- Reporta tu pago. Elige plan y duración, pulsa Elegir, paga por uno de los medios indicados (te mostramos sus datos) y cuéntanos la referencia y la fecha; si quieres, adjunta el comprobante en PDF o imagen. Confirmamos tu pago y activamos el plan.
- Sigue tu historial. En «Pagos que reportaste» ves el estado de cada reporte y en «Historial de cobros», los cobros de tu plan. Mientras un pago se revisa no puedes reportar otro.
Qué incluye cada plan
- Esencial: la web del personal completa, el portal y la app del dueño, usuarios ilimitados, 40 créditos de IA al mes y 2 GB para adjuntos.
- Completo: todo lo del Esencial y, además, la app Android del personal, 120 créditos de IA al mes, 10 GB para adjuntos, reportes avanzados con exportaciones y soporte prioritario.
Mi perfil
Para qué sirve
Tus datos y los permisos que tienes en la clínica, agrupados por módulo, y el acceso para volver a ver los tutoriales.
Cómo se hace
- Revisa tus datos. Tu nombre, tu rol, tu correo y tu clínica.
- Mira tus permisos. Ves exactamente lo que puedes hacer; son los mismos en la web y en la app.
- Pulsa «Ver tutorial». Los tutoriales se muestran otra vez en cada apartado.
Asistente de IA
Para qué sirve
VetAsistente es un chat para consultar dudas mientras trabajas. Está en un botón flotante: en el escritorio se abre como una ventana en la esquina y en el teléfono ocupa toda la pantalla.
Cómo se hace
- Ábrelo. Pulsa el botón de chat.
- Escribe tu consulta en el campo «Escribe tu consulta…» y envíala.
- Cierra con la X cuando termines.
En la app Android
Para qué sirve
La app tiene las mismas funciones que la web, con tus mismos permisos y los mismos apartados. Además suma cosas pensadas para el teléfono. Solo en la app
Cómo se hace
- Entra con huella o rostro. Después de tu primer ingreso, la app te deja entrar con la biometría de tu teléfono.
- Llama o escribe a un dueño. En la ficha del dueño toca llamar, WhatsApp o correo y se abre la app del teléfono.
- Abre, comparte o guarda un PDF. Recibos, historias clínicas y reportes se abren en el visor del sistema; también puedes compartirlos (por ejemplo por WhatsApp o correo) o guardarlos en Descargas. Los que ya abriste se pueden ver sin conexión.
- Dicta por voz. En los campos de la historia clínica usa el micrófono para dictar y luego toca Mejorar.
- Recibe avisos. La app te avisa de citas nuevas, confirmaciones y cambios.
- Muévete rápido. La barra inferior da acceso a Citas, Animal y Dueño; el resto de apartados están en Menú, agrupados por tema.
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